Bidragspolicy

Policy för bidrag

Policyn är ett levande dokument och bör uppdateras löpande allt eftersom verksamheten förändras.
Den här policyn handlar om sökbara bidrag från Sverok Stockholm.
Alla medlemsföreningar i Sverok Stockholm har lika rättigheter att söka stöd av distriktet. Ansökan kan gälla ekonomiskt eller materiellt stöd, eller annan form av stöd som föreningen anser sig ha behov av. Ansökan skall alltid behandlas av styrelsen eller av en av styrelsen utsedd ansvarig. Ansökan bör lämnas in senast två månader innan arrangemangets start, framförallt vid större summor (över 5000 kr) för att ansökan ska kunna behandlas i tid.
Styrelsens beslut att avslå eller bifalla en ansökan skall alltid innehålla en motivering som ska stå med i protokollet, samt meddelas till den sökande föreningen. Ansökan ska behandlas enligt denna policy eller i undantagsfall så som styrelsen finner lämpligt.
Vid ansökan på 10 000 kr och över så måste en representant träffa styrelsen för att föredra ansökan innan den tas upp på ett styrelsemöte. Det är bra om det görs även vid mindre summor.

Distriktsbidrag

Syftet med distriktsbidraget är att föreningar ska kunna söka extra bidrag för mer speciella projekt som de annars inte skulle få möjlighet till att utföra, eller som annars medför för stora kostnader för deltagarna.
För 2010 beslutade Riksmötet för Sverok att satsa delar av förbundets överskott på ett projektbidrag som föreningar i Sverok eller annan icke-kommersiell verksamhet kan söka för projekt. Samt att distriktet skulle få beslutanderätt om vilka som skulle få detta bidrag. Projektbidraget från Sverok riks kommer att användas i samma pott och på samma sätt som Sverok Stockholms egna distriktsbidrag enligt dessa regler. För att förenkla hanteringen för de sökande så behövs endast en ansökan skickas och den sökta summan för dessa 2 bidrag ska stå som en och samma post i projektets budget.
Ansökan måste innehålla

  • Projektbeskrivning
  • Komplett budget
  • Kontaktuppgifter ansvarig person
  • Kontaktuppgifter förening
  • Konto till förening

Målsättning

  • Minst 50% av finansieringen bör komma från annat håll.
  • Träffbidraget från Sverok bör sökas.

Uppföljning

När en distriktsbidragsansökan har blivit beviljad och genomförd ska föreningen lämna in en slutrapport inom den satta tidsperioden. Avtal, ansökan och annat som rör ansökan ska arkiveras av distriktet.

Återkommande arrangemang

Ett återkommande arrangemang bör inte bli beroende av årliga bidrag från distriktet. Vi rekommenderar att återkommande arrangemang jobbar för att bli mer självgående men att vi kommer behandla dem på samma sätt som andra ansökningar.

Lokalbidrag

Lokalbidraget syftar till att skapa fler fasta mötesplatser inom spelhobbyn och genom det sänka tröskeln för nya medlemmar att komma in i verksamheten.
Föreningen kan få upp till 50% av hyreskostnaden eller anläggningskostnader under det första året. Befintliga etablerade lokaler och områden kan söka upp till 25% av den årliga hyreskostnaden eller anläggningskostnader.
Alla lokalbidrag behandlas samtidigt på ett styrelsemöte i november.
Krav vid ansökan

  • Det ska finnas någon form av plan för medlemstillväxt. Potentialen att få in nya medlemmar är en av de viktigaste bedömningsgrunderna när det bedöms vilka föreningar som får bidraget.
  • Det ska finnas en hållbar budget för lokal/områdeskostnaderna under året. Kommer föreningen klara ekonomin efter det att bidraget löpt ut? Hur ser marginalerna för oförutsedda händelser ut?
  • Föreningen ska se till att lokalen/området har fasta öppettider eller reguljär verksamhet. Föreningen skall bedriva någon form av öppen reguljär verksamhet som är tillgänglig för potentiella medlemmar. Föreningen skall även hålla den publika informationen om sin lokal uppdaterad hos Sverok Stockholm.
  • Handlingar, årsmötesprotokoll och plan för medlemstillväxt från föreningens årsmöte för året ska bifogas med ansökan.

Ansökan måste dessutom innehålla:

  • Kontaktuppgifter ansvarig person
  • Kontaktuppgifter förening
  • Konto till förening

Avtal

Om bidraget rör pengar, lån eller om behov finns, ska styrelsen se till att det upprättas ett avtal mellan Sverok Stockholm och föreningen. Avtalet ska upprättas i två exemplar, ett till vardera part.
Först när avtalet är påskrivet av båda parter kommer pengarna att betalas ut.